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Use-Case

Digitalisierung und Optimierung
der Dokumentenverwaltung

Szenario

Ein mittelständisches Unternehmen mit etwa 200 Mitarbeitern arbeitet in verschiedenen Abteilungen an einer Vielzahl von Dokumenten, darunter Verträge, Rechnungen, Projektberichte und technische Dokumentationen. Die Dokumente werden bisher in einer Mischung aus Papierform und digitalen Dateien in verschiedenen Netzlaufwerken gespeichert. Dies führt zu Problemen bei der Suche nach Dokumenten, der Versionskontrolle und der Zugriffssteuerung. Das Unternehmen möchte ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen, um die Dokumentenverwaltung zu zentralisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Ziele

  • Zentralisierte und sichere Speicherung aller Dokumente an einem Ort
  • Verbesserte Zugriffssteuerung und Berechtigungsverwaltung für Dokumente
  • Effiziente Suche und schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten
  • Automatisierung von Workflows für die Dokumentenfreigabe und -überprüfung
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen durch revisionssichere Archivierung
Vertrieb kontaktieren

Beschreibung des Use-Cases

  1. Dokumentenerfassung und -speicherung
    • Alle physischen und digitalen Dokumente werden zentral im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Papierdokumente werden digitalisiert und direkt in das System hochgeladen.
    • Dokumente können in verschiedenen Formaten (PDF, DOCX, XLSX, usw.) gespeichert und nach Kategorien, Tags oder benutzerdefinierten Metadaten organisiert werden.
  2. Zugriffssteuerung und Berechtigungsverwaltung
    • Das DMS ermöglicht es, detaillierte Zugriffsrechte zu verwalten. Dokumente können nur von autorisierten Benutzern eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden.
    • Administratoren können Rollen und Berechtigungen festlegen, sodass nur bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter Zugriff auf vertrauliche Dokumente haben.
  3. Effiziente Dokumentensuche und –abruf
    • Eine leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es den Benutzern, Dokumente schnell anhand von Schlagwörtern, Kategorien oder Metadaten zu finden.
    • Das System bietet auch eine Volltextsuche, die den Inhalt der Dokumente durchsucht, um die Auffindbarkeit zu verbessern.
  4. Automatisierte Workflows und Dokumentenfreigabe
    • Das System unterstützt die Automatisierung von Dokumentenworkflows, z.B. für die Freigabe, Überprüfung oder Genehmigung von Dokumenten. Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Schritte übersehen werden.
    • Benutzer können den Status von Dokumentenprozessen in Echtzeit verfolgen und sehen, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
  5. Versionskontrolle und Revisionssicherheit
    • Das DMS ermöglicht die Nachverfolgung von Dokumentenversionen. Jede Änderung an einem Dokument wird protokolliert, und ältere Versionen können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
    • Revisionssichere Archivierungsfunktionen gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.
  6. Integration mit externen Systemen
    • Das Dokumentenmanagementsystem kann problemlos mit anderen Unternehmensanwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen integriert werden, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten und Datensilos zu vermeiden.
    • Durch offene Schnittstellen (APIs) können weitere Systeme angebunden werden, um die Effizienz zu steigern.

Vorteile des Dokumentenmanagementsystems mit

Jack Project

  • Zeitersparnis durch zentrale Speicherung und effiziente Suchfunktionen (Volltextsuche)
  • Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung normgerecht (ISO 9001 / 14001 / 45001 / 27001)
  • Sicherheit und Compliance durch detaillierte Berechtigungen und revisionssichere Archivierung
  • Optimierte Zusammenarbeit durch automatisierte Workflows und Versionskontrolle
  • Effiziente und sichere Zusammenarbeit durch gezielte Zugriffskontrollen und ein effektives Berechtigungsmanagement.
  • Erhöhte Produktivität durch nahtlose Integration mit anderen Geschäftsanwendungen

Jack Project bietet eine umfassende Lösung zur Bewältigung der Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung und trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung im Unternehmen bei.

FAZIT

Durch die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems von Jack Project können mittelständische Unternehmen ihre Dokumentenverwaltung optimieren, die Effizienz steigern, Kosten senken und gleichzeitig die Compliance-Richtlinien einhalten. Das DMS schafft eine Grundlage für die digitale Transformation und bietet eine flexible, skalierbare Lösung, die an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann.

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